1001interims.com - Offre d'emploi intérim ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F
Intitulé du poste : ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F
Date de parution : 23/05/2019
Mots clés : Assistante Administrative
Référence : PCHCB94
Descriptif de l'offre : Mission: Assistante Administrative
Durée: Intérim jusqu’à fin Novembre 2019

Au sein du département Assurance Qualité
Assure un support dans les domaines : administratif, documentaire, communication, logistique et humain auprès du responsable et de son équipe.

Missions:

Gestion des ordres de mission et notes de Frais : Organise les déplacements des membres des différents services du Département ainsi que de son responsable : réservations train, avion, hôtel, taxi, aide à la création d’ordres de missions et notes de frais.
Gère le planning centralisé des demandes de congés des managers.
Veille à la tenue des calendriers de réservation des salles de réunion.
Gère les listes de diffusion Outlook
Gère la logistique (réservation salles de conférences / réunion, prestations de restauration, sécurité site) lors de l’organisation de séminaires / réunions avec des intervenants externes ou internes
Documentation : en cas de besoin ponctuel à assurer auprès du pôle « Gestion Documentation Opérationnelle » (service Documentation/Formation),
Participe à la mise à disposition de la documentation GMP opérationnelle (impressions PLF, consignes).
Gère les stocks de fournitures de bureau et les EPI.
Gère les demandes de matériel informatique (renouvellement, déplacement, commandes), de téléphonie (fixe et mobile) et de mobilier en étroite collaboration avec les services Généraux du site.
Contribue et met en forme les documents de travail, les tableaux de bords ainsi que les documents de reporting
Office Management :
Coordonne les travaux d’aménagement des locaux et organise les espaces de travail
Gère les accès sécurisés hors ZAC en étroite collaboration
Gère les accès aux dossiers sécurisés des diffèrents services
Conçoit des outils de suivi d’activité, traduit des documents lorsque nécessaire (définitions de fonction), élabore et met à jour les documents internes au service (organigramme mensuel en français et en anglais.)
Communication
Assure le relais entre le son Département et les services transverses à travers :
La réalisation des « flash hebdomadaires d’information des équipes» via le système d’écrans
Support logistique à l’organisation des visites (nouveaux arrivants / visiteurs extérieurs) au travers de la mise en place de supports visuels, de la gestion et la mise à jour des affichages et des plannings de visites.
Staffing Plan
Gère l’accueil des nouveaux arrivants (salariés en CDI et CDD, prestataires et stagiaires) :
Gestion administrative et logistique : accueil dans le cadre de l’arrivée des nouveaux salariés, stagiaires, alternants et intérimaires (matériel,compte informatique, accès site, accueil sécurité et prise en charge) en
relation avec les services RH, sécurité, informatique, communication et
formation.
Gestion et suivi des contrats pour les prestataires externes : établissement des devis avec la société de prestation de service, mise en place de la commande via demande d’achat (en relation avec les services achat – contrôle de gestion), gestion administrative et logistique (matériel, compte informatique, accès site, accueil sécurité et prise en charge en relation avec les services RH, sécurité, informatique), suivi des missions et paiements (réception des factures) en relation avec les
services comptabilité fournisseurs et contrôle de gestion
Archivage
Agence intérim : Scientech Intérim
Profil recherché : BAC +2/3: BTS / Licence
Maîtrise de l'outil informatique indispensable
ANGLAIS LU ET ECRIT INDISPENSABLE
Niveau d'études : Bac + 2 / L2, Bac + 3 / L3
Expérience minimum : 1 à 2 ans
Secteur d'activité : Industrie
Lieu de travail : Vitry sur seine
Type de contrat : Intérim
Salaire proposé : Selon profil
Contact : Emilie
Email du contact : cv@scientechinterim.com
Site Web : Non précisé
Métiers : Dessinateur/Designer industriel - Responsable de fabrication - Technicien de fabrication - Conducteur de ligne - Opérateur de fabrication - Animateur d'ilôt - Acheteur industriel - Animateur logistique - Magasinier - Responsable logistique - Ergonome
Description complète de l'offre d'emploi intérim ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F