Assistant(e) de direction F/H

Descriptif de l'offre : Notre client spécialisé dans l'installation des ascenseurs, c'est une entreprise qui est proche de son équipe et qui représente 57 collaborateurs. Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction pour un poste en CDI.



Vos tâches principales :

- Organisation et planification :
- Réceptionner et dispatcher le courrier aux secrétaires des différents services de la Direction
- Organiser les réunions (convocation des participants, réservation de salle, préparation du matériel, organisation des pauses...)
- Gérer les réservations de taxis, d'hôtels et de restaurants
- Assurer la gestion des voyages
- Organiser les séminaires (réservation du lieu, des repas, des activités parallèles...)
- Gérer l'agenda du directeur et de certains collaborateurs
- Suivre et relancer les actions demandées par la direction aux collaborateurs

2. Gestion :

- Gérer des actions régulières ou ponctuelles liées à des projets spécifiques de la direction concernée et piloter un dossier spécifique
- Gérer les notes de frais
- Gérer les congés et les RTT

3. Conception et réalisation de documents

- Rédiger des notes, courriers ou correspondances


4. Communication :

- Favoriser la remontée d'information entre le Directeur, l'équipe et le Réseau
- Faire l'interface entre le directeur et ses interlocuteurs internes et externes au Groupe
- Réceptionner les appels téléphoniques, en assurer le filtrage et la transmission

5. Gestion administrative du personnel :

- Réaliser et suivre les demandes de personnel (embauche, mutations)
- Rédiger les contrats de travail et avenants non cadres
- Constituer et mettre à jour les dossiers des salariés
- Etablir les déclarations annuelles (médecine du travail, handicapés...)
- Saisir dans le logiciel de paie toutes les informations relatives au personnel
- Gérer et suivre les tableaux de bords RH
- Participer à l'élaboration du plan de formation générale, technique et spécifique et assurer son suivi
- Organiser les voyages dans le cadre de la formation générale en dehors de l'entité considérée
- Mettre en oeuvre de formation spécifiques avec les organismes de formation
- Assurer la gestion et le suivi de certains dossier spécifiques
- Représentants du personnel : convocation, déplacements, réalisations des documents transmis aux IRP, organisation des élections

6. Information du personnel :

- Informer le personnel sur la réglementation sociale et les procédures internes

7.Gestion et achats :

- Suivre le budget "Frais de personnel"
- Assurer la gestion de la caisse et de l'accréditif
- Assurer la gestion des Tickets restaurants
- Gérer et suivre les demandes d'achats et d'investissements : établir les commandes, enregistrer les livraisons, contrôler les factures
- Gérer et suivre les contrats fournisseurs locaux

Vous aurez une formation au siège et à Lyon et à Dijon